ecoMAILZ dient der langfristigen und gesetzeskonformen Archivierung von E-Mails. Aus diesem Grund sind E-Mails nach der endgültigen Archivierung, also nach Beendigung der Sichtungsfrist, nicht mehr löschbar. Dennoch müssen Nachrichten in Einzelfällen gelöscht werden können. Ein Beispiel hierfür ist z.B. die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Ein Kunde wünscht die Entfernung seiner persönlichen Daten.
Um die gesetzlichen Anforderungen zum Löschen von Daten umzusetzen verfügt ecoMAILZ über eine Löschfunktion, nach dem "4-Augen-Prinzip".